Шаблон
Регламент ведения CRM
Настоящий текст является шаблоном локального нормативного акта [Компания]. До заполнения полей в квадратных скобках и утверждения акт не вступает в силу и не применяется.
Утверждаю: [должность, ФИО]
Дата: [дата]
Версия: [0.1]
1. Область применения
1.1. Настоящий Регламент устанавливает состав сведений карточки сделки в CRM, сроки их внесения и последствия неполноты карточки.
1.2. Регламент обязателен для владельца сделки и для [РОП]. Сведения, не внесённые в CRM, для перевода этапа, прогноза и отчёта ритма отсутствуют.
2. Термины
2.1. Термины Положения об отделе продаж применяются в настоящем Регламенте.
2.2. Карточка сделки — запись CRM об одной сделке, содержащая контрагента, предмет, этап, сумму, скидку либо маржу, дату решения заказчика, владельца и следующий шаг.
2.3. Пустая карточка — запись, в которой отсутствует хотя бы одно сведение, обязательное для этапа, на котором запись числится.
2.4. Два предмета, не имеющие общей даты решения заказчика, оформляются двумя карточками. Объединение таких предметов в одной карточке запрещается.
3. Обязательные сведения и момент их внесения
3.1. Сведения подлежат внесению не позднее момента, указанного в следующей таблице. Внесение после этого момента не подтверждает соответствующее действие.
| Сведение | Момент, не позднее которого сведение вносится |
|---|---|
| Контрагент, [сегмент], владелец | Создание записи |
| Источник и вид входа | Передача лида на решение о приёме |
| Этап и факт, подтверждающий этап | Перевод этапа |
| Сумма и состав, из которого сумма образована | Включение в прогноз |
| Скидка и ссылка на согласование | Направление предложения |
| Дата решения заказчика | Включение в прогноз периода |
| Следующий шаг: действие, дата, участник | День встречи либо день перевода этапа |
| Причина закрытия | День победы либо отказа |
3.2. Перевод этапа при отсутствии обязательного сведения этого этапа блокируется. Лицо, подтверждающее перевод, не вправе подтвердить его до заполнения сведения.
3.3. Пустая карточка сделкой не является. Пустая карточка не включается в прогноз, в расчёт покрытия плана и в отчёт активности.
3.4. [РОП] в срок [N] рабочих дней со дня выявления пустой карточки обязан принять одно из решений: возвратить карточку владельцу для заполнения в срок [N] рабочих дней либо исключить запись из контура отдела. Отсутствие решения в этот срок влечёт исключение записи из прогноза.
4. Порядок изменения и хранения
4.1. Владелец вправе изменять карточку своей сделки. Изменение чужой карточки осуществляет [РОП].
4.2. Удаление карточки закрытой сделки запрещается. Сведения о победе и об отказе сохраняются для расчёта доли выигранных сделок и длительности цикла.
4.3. Исправление сведения, влияющего на этап, цену либо категорию прогноза, сопровождается указанием даты исправления и основания. Исправление без основания не учитывается при подтверждении этапа.
5. Контроль
5.1. Полнота карточек проверяется [РОП] в ходе ежедневной и еженедельной процедур регламента управленческого ритма.
5.2. Финансовая служба вправе сверить сумму, скидку и маржу карточки, включённой в категорию «обязательство», с согласованием цены.
6. Ответственность
6.1. Ведение пустой карточки влечёт блокирование перевода этапа и исключение сделки из прогноза до заполнения либо до исключения записи по пункту 3.4.
6.2. Удаление закрытой карточки влечёт восстановление записи и передачу вопроса [должность].
6.3. Повторное нарушение пунктом 6.1 в течение [N] рабочих дней эскалируется [должность].
7. Заключительные положения
7.1. Настоящий Регламент утверждается [должность] и вступает в силу с даты, указанной в строке утверждения.
7.2. Карточки, открытые на дату вступления Регламента в силу, подлежат дополнению обязательными сведениями в срок [N] рабочих дней. По истечении этого срока неприведённая карточка считается пустой.
Утверждаю: [должность, ФИО]
Дата: [дата]
Версия: [0.1]